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关于新形势下提升会议服务保障水平的对策建议
发布时间:2017-8-30 9:46:54

服务保障一处 李佳男 

会议是各级行政机关贯彻民主集中制原则,发扬民主,实行集体领导的重要形式,是执行政策、布置工作、调查研究、统筹协调、解决问题的有效手段。做好会议服务是会议顺利有序胜利召开的重要保证。自中央“八项规定”出台以来,会务服务工作面临越来越多的变化和挑战。会议要求严,会务服务规格标准细,服务质量要求高,已经成为会议服务的“新常态”。

服务保障一处市委会务科担负市委机关各种会议的保障任务,主要工作范围在长春市委办公区的八个会议室,会务科在处内各科室和机关各部门的大力支持与配合下,以高度负责的工作责任感和使命感,始终保持严谨务实的工作作风,不断加强队伍建设,积极抓好会前、会中、会后各个环节的服务工作,有力地确保了会务意图的全面实现,会务服务工作受到了领导的肯定和与会人员的广泛赞赏。但是,市委会务科还面临着会议室多,人员不足的问题,八个会议室在2017年上半年共接待各类会议1065场次,接待与会人数约4万人。而服务人员只有17人,工作任务非常繁重,工作质量提升的空间有限;多个会议室作为主会场和分会场一起开会时也面临着多个楼层调配不均、转场不及时、管理不细等许多问题。新形势下加强会务服务仍需深入调研和进一步探讨,摸索出一套行之有效的工作方法,进一步提升会议服务水平。

    一、狠抓队伍建设,全面优化人员素质

加强培训,提高业务能力。一场严谨有序的会议如同一盘棋局,需要每个工作人员的密切配合。为此会务科需进一步加强服务人员的业务知识培训,制订计划进行串岗培训。对上会的服务人员进行专业技能、服务礼仪和职业道德培训,提高服务人员素质,提升工作精神面貌,努力打造一支操作规范、服务优质、文明礼貌、热情周到的员工队伍。由于市委会务科只有一名音响师,一旦遇上多个会议室同时有会议的情况,音响师难免会顾此失彼。因此在日常工作中需要求会务服务人员学习简单的音控操作,拾遗补缺,以保障多个会议室同时开会时,每个会议都能顺利召开。

加强考核,建立激励机制。研究制订工作人员量化考核办法,充分调动全体工作人员的积极性。因会务服务岗位特殊,经常要加班加点,如有些会议要延续到中午12点半或者傍晚6点半才结束;有些上午召开的视频会议,工作人员要在7点前到位进行视频调试;有些特殊会议需要在晚上及周末时间召开,如遇紧急会议,甚至要在半夜或凌晨召开,这就需要会务服务人员加班加点、到岗到位。为此,内部要建立一套会务服务制度,形成用制度管人、按制度办会的良好格局,促进会务服务工作朝着规范化、制度化、标准化的方向发展。

    二、强化服务意识,不断提升办会质量

(一)主动作为,会前准备抓“牢”

凡事预则立,不预则废。做好会务工作必须要有目标、有计划、有分析,准备充分。从某种程度上来说,市委会务工作的成效,很大程度上取决于会议前期准备工作的细化程度。在日常工作中,市委会务科努力按照与会者要求布置会场,对领导交办的任务及时协调、综合权衡、通盘考虑、周密安排,做到精益求精,确保所有的会议正常举行。由于会议主题多元化,会场的布置也随之千变万化,为此不管大会小会都坚持提前布置会场,便于妥善应对可能出现的错漏或突发情况。

    一是根据会议的类型及参会人数提前布置好会场,如座谈会、协调会需把座位摆放成“回”或“U”字行;学习会、工作部署会则需把座位摆排成课堂式。二是根据参会人员名单,座区图和桌签要反复进行核对,防止遗漏、重复、出错等。如遇大型会议,还要将座区图摆放在会场入口醒目位置,并在会场入口设立签到席。三是提前打扫好会场卫生,会议开始前在会场内摆放好笔、纸、水及开会用的各种材料,主席台还要摆放小毛巾等等,需要会标的会议提前沟通,做好电子会标;401会议室需要的绢绸会标也要提前取回来挂好。四是提前对音响设备进行调试,检查设备运行状况,根据会议的需求还要提前调试投影,准备ppt,准备无线话筒等等,如遇视频会议,还要协助机要、应急部门做好视频调试。

二)严谨务实,后勤保障抓“实”

正所谓“台上一分钟,台下十年功”,一个人员齐整、流程顺畅的会议,需要会务工作人员付出更多的时间和精力。为保证各项会议高质量完成,充分发挥主观能动性,积极作为,以严谨务实的服务者姿态,把工作想在前、做在前,确保会务工作组织严密、准备充分,即使遇到临时突发状况,也能及时妥善地应对。做好工作对接及会前查验。按照“会务工作无小事”的要求,对上汇报好,对外联系好,对内沟通好,全力以赴做好各项服务。为确保会务组织不出差错,重要会议都要进行会场布置查验和对接情况查验,如大型会议,由于涉及的会场较多,需要市委会堂作为主